Sicher ist sicher! Alle wichtigen Dokumente und Checklisten im Belonio Benefits-Arbeitgeber-Cockpit. In dem Bereich ‚Dokumente‘ im Arbeitgeber-Cockpit erhalten unsere Kunden einen Zugriff auf alle relevanten Dokumente zum Benefit.
Tipp 1 – Was ist zu tun? Übersicht bieten Checklisten
Es gibt viele Benefit-Bausteine mit verschiedenen Anforderungen, da verliert man schnell den Überblick. Belonio hat für den richtigen Umgang mit Mitarbeiterzuschüssen für die Benefits Checklisten entwickelt, die ihnen beim Umgang mit Benefits helfen. Was ist bei diesem Benefit zu beachten? Gibt es Höchstgrenzen für den jeweiligen Benefit? Was muss ich bei der Auszahlung beachten? Die Checkliste erleichtert Ihnen den Umgang mit den Benefits, sicher.
Tipp 2 – Safety first! Erstellen Sie Prozessbeschreibungen für ihr Finanzamt.
Wenn Sie Ihr Benefits-Programm gegenüber der Finanzverwaltung im Vorfeld absichern möchten, können Sie und Ihre Berater eine sogenannte Anrufungsauskunft bei Ihrem Betriebsstättenfinanzamt einholen. Damit wird beschrieben, unter welchen Rahmenbedingungen Sie Ihren Mitarbeiter Gehaltsextras gewähren möchten. Die Auskunft ist kostenlos, die Antwort darauf ist verbindlich.
Als Arbeitgeber finden Sie im Bereich „Dokumente“ detaillierte Prozessbeschreibungen zu den einzelnen Benefits, die Sie als Basis für die Anrufungsauskunft an Ihr Finanzamt nutzen können.
Tipp 3 – Sichern Sie die arbeitsrechtliche Situation mit Ihrem Mitarbeitenden ab.
Sobald Sie sich entschieden haben, welche Zusatzleistungen Sie einsetzen möchten, sollten Sie mit den einzelnen Mitarbeitenden bzw. über eine Betriebsvereinbarung die arbeitsrechtliche Basis vereinbaren. Hierzu empfehlen wir eine Abstimmung mit Ihrem Rechtsberater.
Für die innerbetrieblichen Regelungen mit dem Mitarbeiter stellen wir auch unverbindliche Mustertexte im Menüpunkt „Dokumente“ zur Verfügung, die die Verwendung der Benefits beschreiben.
Tipp 4 – Mitarbeiterinformation und Arbeitgeberinformation
Sie möchten Ihre Mitarbeiter im Gespräch, über das Intranet oder per Mail über die geplanten Benefits informieren? Unter Mitarbeiterinformationen finden Sie im Bereich Dokumente ein Infoblatt mit allen wichtigen Details für Ihre Mitarbeiter. Der Ablauf z. B. für den einfachen Mittagessen-Beleg-Upload wird auch in unseren youtube Tutorials dargestellt.
Sie als Arbeitgeber möchten mehr über die Benefits und die Grundlagen erfahren? Im Bereich Dokumente finden Sie pro Benefit ein Arbeitgeber-Informationsblatt, welches die Besonderheiten und Voraussetzungen des Benefits beschreibt.
Tipp 5 – Attraktive Mitarbeiter-Benefits digital!
Bei der digitalen Buchung der Benefits in der Belonio-Lösung sind die Prozesse automatisiert. Somit können keine Höchstgrenzen überschritten werden und es wird sichergestellt, dass die Benefits z. B. nur einmal monatlich ausgezahlt werden können. Alles ist digital, nachvollziehbar und sicher.
Ein Beispiel: Mit dem Benefit JobLunch können Ihre Mitarbeiter die täglichen Mittagessen-Belege fotografieren und hochladen. Die Prüfung erfolgt digital. Im Report erhalten Arbeitgeber monatlich eine detaillierte Aufstellung, welche Positionen steuer- und sozialversicherungsfrei sind und bei welchen eine Pauschalsteuer berücksichtigt werden muss. Sie können die Daten direkt in Ihr Lohnsystem einlesen (excel, csv) oder die Benefits per XML-Webservice direkt über Ihr HR_System (SAP, Datev, Perbit etc.) steuern.
Wir unterstützen Sie und Ihre Steuer- und Rechtsberater gerne mit Detailinformationen zu den Gehaltsextras. Sprechen Sie uns an!
